あなたが頑張っても早く帰れない3つの理由。残業体質を改善する方法は〇〇するだけ

main

「仕事を進めたいのに、メールの確認と送信に時間をとられる!」
「1日のほとんどが会議! もっと会議が減ればいいのに……」
「同時並行で進行するプロジェクトが多くてタスク管理が上手くできない!」

以上、毎日終電帰りの社蓄ライターが早く帰れない理由を3つ挙げてみた。
これらの悩み、ハードワーカーのみなさんは共感してくれるはず!

平日はもちろん、休日も寝ていたら終わってしまう……そんな毎日では、趣味を楽しむどころか「俺は何のために生まれてきたんだろう……」なんてネガティブなことまで考えがち。人間らしい自分を取り戻すためには余裕が必要! 残業代よりお休みをくださいっ!

しかし、どうすれば時間的にも、気持ち的にも余裕を作ることができるのか?
そんな風に悩んでいる時、80,000社を超える企業の業務を効率化させた魔法のツールを先輩から教わった。
それは無料のWEBクラウドツール「チャットワーク」!

仕事のコミュニケーション改善&業務効率化ツールで、LINEのビジネス版とも呼ばれているそう。
「よくあるツールなんじゃないの?」と疑っていたものの、終電帰りどころか、定時に上がれる日も出てくるほどの効果が!

チャットワークを使うことで何が改善されたかというと主にメール、会議、タスク管理の3つ!
では、具体的にどのように改善されたか紹介したい!

1.【メールの改善】もう、用件だけでいいじゃん!

1

Before~チャットワークを使う前の俺~

正直、メールは「テンプレート化された挨拶」など、余計な情報が多い。
そこで最近、用件だけを伝えられる「Skype」や「LINE」を仕事での連絡ツールに使う企業も増えてきている。出先でも、「スマホやタブレットで確認したい!」とアプリをダウンロードすることも多い。

しかしアプリでは、PCの内容をすぐに反映してくれなかったり、PCとは別の新しいアカウントを作る必要があったり、時短のつもりが、余計に時間がかかってしまう……。
筆者自身もこのような経験があった。

また、プライベートなメッセージを、間違ってクライアントや上司に送ってしまったというひやひやな経験がある方も多いそうだ。

After~出先で用件をしっかり確認! 即レス男に大変身~

チャットワークを利用して、まず、驚いたことは、メールに費やしていたコミュニケーションの時間が激減したことだ。

2

チャット形式なので、用件のみの短い連絡になり、電車を待つスキマ時間でも確認可能に。返信をする時間も、格段に短くなった。

しかもチャットワークのスマホアプリは、ダウンロード後すぐに過去のトークが反映されたのだ!
また、ビジネスシーンのみの利用となるので、プライベートなメッセージやSNS情報が共有される恐れもないので安心だ。

2.【会議の改善】会議とか必要ないじゃん!

3

Before~チャットワークを使う前の俺~

5、6時間会議がぶっ続けで、自分の作業ができない……!
やっと会議が終わったと思ったら、提出しなくてはいけない議事録が多すぎて他の作業時間に食い込んできている……! そんな風にあたふたしている間にまた次の会議に呼ばれてしまう……。

After~会議と作業が並行してできるようになった!~

会議の目的は共有、報告、ディスカッションだが、これらはすべてチャットワークで行うことができる。むしろディスカッションはチャットの方が効率的に感じることも(意外と文字にする方がたくさん意見が出てくるのだ)。

上司とも、常に仕事の進捗が共有できているので、会議の回数自体が激減。1回の送信で全員にメッセージが共有でき、伝達ミスもなくなった。
“言った言わない”で揉めることもなくなり、ストレスまで激減。

4

また、会議をせずとも、担当者を割り振ることができたり、議事録の共有の必要がなくなったりしたことで、1日1、2時間は浮かせることができたことも嬉しいポイントだった。

3.【タスク管理】安心してランチにもいける!

5

Before~チャットワークを使う前の俺~

メールが多すぎてフォルダ分けが追いつかない。これらが上手くさばけていないために締め切りに漏れが多くなっていく……。
付せんでタスクを管理しようと思っても、量が多くて把握できない……!

メールでお願いした仕事がなかなか上がってこないので、催促したら「それって俺の仕事だったんだっけ? ccに関係者がたくさんいたからわからなかったよ」と言われて結局自分がやることに……。

仕事を遠回しに頼んだ後輩には「僕の仕事が多くて頼みづらいのはわかりますが、曖昧に頼まれた方が迷惑です!」と言われてしまう始末。
毎回、担当者がはっきりするだけでも、仕事に漏れがなくなるのに……!

After~担当者と締め切りがはっきりわかる~

6

TO機能(図の中①)を使うことで、なんと、しっかりタスクの担当者を決めることが可能だ。もう「押しつけがましくないかな……」とメール文を悩みながら書き直すこともなくなった。
さりげないのに、確実に伝えることができるのがポイント。
もちろんグループ内の複数の人にTO機能(図の中②)を使うことも可能だ。

また、与えられたタスクが終わったら確認ボタンを押すことで、相手に完了が伝わるので、報告メールが要らなくなったことにも感動した。

7

自分で定めたタスクの締め切りや、依頼された仕事の締め切りを、用件ごとに早い順から一覧で見られるだけで業務効率が上がったのには本当に驚かされた。

8

このようにチャットワークを使いはじめたら「早く帰れない原因」がかなり改善した。

そもそもなぜ早く帰れないのか……?
ChatWork株式会社の独自調査によると日本のビジネスパーソンは会議、電話、メール、移動、紙などのビジネスコミュニケーションに平均73%を費やしているそう。
そんな無駄だらけのビジネスコミュニケーションをチャットに一括するだけで、ここまで仕事の無駄がはぶけるとは……。

さらにチャットワークはファイルを5GBまで圧縮して送れるのだ。こんなツールが無料であるなんて……。知っている人と知らない人の差がつくわけだ。
おおがかりなソフトをダウンロードしなくても、クラウドでビジネスコミュニケーションまでも効率化できる時代が到来しているとは思わなかった。

最近では、多忙を極める多くの弁護士もタスク整理に使っているツールなんだそう。以前まで筆者は、「誰よりも遅く残ってがんばっている自分、少しカッコイイ!」と思っていた。まれに定時に退社するとそわそわする筆者だったが、今では「デキる男とは平日でもプライベートを充実させる男だ!」と価値観が180度変化。
ぜひ筆者と同じような悩みを抱えている方は、チャットワークを使って、脳みその容量が増えた気分を体験してほしい!

(文:ソーシャルトレンドニュース編集部)

■提供/関連リンク
ChatWork株式会社/ChatWork

今、あなたにオススメ
PAGE TOP